香海正覺蓮社佛教普光學校，成立於1988年，是一所特殊學校，推行佛化教育，發揚慈悲喜捨的精神，提升生命的質素和價值。學校強調多元化的智能發展，為學生提供德、智、體、群、美五育並重的全人教育。讓學生透過「學會學習」的教育大方向，發展學生的共通能力，順利融入主流社會。

學校於今年年初開始使用Inventory Master 庫存管理系統以處理校內的資料，以應付校產審核，為成立法團校董會(IMC)作最好準備。香海正覺蓮社佛教普光學校的鄭裔威老師負責選購及運用Inventory Master庫存管理系統，對於系統的特點及進行校產管理的預備工作素有心得，故此，鄭老師特別在11月12日的Inventory Master 的座談會上與一眾學校分享。

以WebSAMS管理物資會出現漏洞

鄭老師表示︰「學校使用Inventory Master主要是為了學校成立法團校董會的資料過渡作出準備，其實WebSAMS亦設有物資檢存功能，不過此功能仍有不足之處。首先，WebSAMS的資料紀錄登記冊以員工為中心，再列明地點，產品及數量。其實，這種分法有一個漏洞，如果負責該物資的老師離開學校，以員工去分類，往往找不到該物資。物資分類及購買部門均重要，反而負責的員工則不重要。故此，我們便選擇了管理物資功能較完善的Inventory Master。」

按校本需要自訂物資分類

鄭老師續稱︰「每一間學校管理物資的方法並不一樣，以我校為例，我們之前是用WebSAMS作物資管理，故要將資料轉到Inventory Master，我們先將資料從WebSAMS匯出，轉到Inventory Master的格式，將物資按資金分成四大類別︰分別有政府Government Fund (GF)、校資 School Fund、優質教育基金 (QEF)、捐款 Donation。我們先將2002年至今的物資進行盤點，然後再將遺失的物資註銷。我們共用三星期時間去完成盤點工作。」

按科目分層級管理 達致有效分工

我校的物資輸入方法是以教育局學校自評框架作分類，例如，學與教組之下再分小組，又例如，教職員培訓組之下再分政府、校產等等。在分類上，Inventory Master可以做到由上移下的層級管理，教與學以下再分英文科、音樂科，管理方法較佳，不只是單由購買的人員負責，每一科的使用者都要負責管理自己的物資。

獨有借還功能為系統增值

此外，Inventory Master設有借還功能，這一功能的設立非常之好，不過有些物資是用不著借用的，Inventory Master則設有「內部使用」一項，可以將不會用作借還的不相關物資隱藏。在網上搜尋平台便不能搜尋出該些項目，而在用途修定方面，學校可以自由新增項目，例如我校便加了「校園設施」及「可用設施」兩項。倉存(存倉)位置亦非常重要，核數師到學校查核時，會要求學校員工帶他們到不同的倉存地點，即時找出物資。

以資金分類 物件易於搜尋

此外，Voucher No.及物資編號同樣重要，Voucher No. 之下包括了很多的Invoice No. ，列明了地點及購買人。 我們的物資編號則以資金作為物資分類，因為若以地點作分類編號，則會經常找不到物資。

資金報表詳盡 分類富彈性

報表方面，Inventory Master的物資及財務報表與WebSAMS的報表十分相似，但Inventory Master 的資金報表可以，例如倉存地點、資金類別等作分類，我們用了資金作分類，所以表格便直接顯示了”GF” (Government Fund)。

支援Excel 大量匯入 盤點方便

盤點方面， Inventory Master可以匯出條碼標籤。其實，條碼標籤列印出來之後，並不需要貼在物資之上，只需要放在Clear Folder之內，因為Inventory Master支援以Excel大量匯入，同工盤點時，只要拿著記錄表點算時逐一剔除，之後再以Excel 大量匯入便可，省時方便，亦可以將資料匯出Excel檔案。

可大量更改倉存位置

盤點報告，可以分存倉位置、科目分類、資金、物資類別去進行盤點，有詳盡報表去顯示學校遺失的物質，系統設有物資註銷表格，備有註銷的批準人簽署，每項註銷物品都需要校長或校監核實，雖然WebSAMS亦有此功能，不過Inventory Master所紀錄的資料則較詳細包括物資的發票號碼、購買價格及購買部門等。在物資管理方面，系統可以支援大量物資倉存地點轉換，以應付學校物資存倉地點不時更換。固定物資登記冊有資金來源按地點的小計，可以按地點查看物資及各項地點的資金小計，非常方便。

11月12日的研討會，反應非常踴躍，我們會參考當日與會者的意見，再為系統提供Inventory Master的更新檔，並會提供免費的更新檔。

鳴謝： 香海正覺蓮社佛教普光學校 鄭老師