電子化管理物資/校產的六大好處

學校以往處理物資的方法有兩個方向：

(一) 由學校的不同部門處理，資料由書記、學科主任、技術員及實驗室助理記錄，之後將硬件紀錄於學期完結時提交校長；最後由會計人員作隨機抽查。

(二) 由學校的會計處理，會計收集所有發票並放在試算表內儲存，以備日後審計之用。

(一) 格式統一

(二)資料隨時更新

(三) 方便搜尋

(四) 記錄準確

(五) 中央處理

(六) 方便檢查物資

介面參照Library Master 方便易用

由於物資管理涉及多個部門，文件及處理之規格並不統一，以紙本及試算表處理資料輸入容易出錯之餘，亦不便於更新及搜尋。如果以系統處理，系統內有任何資料更新，所有使用者均可以即時知道，為管理全校物資帶來極大的方便。所以，我們選用了myIT-School的Inventory Master庫存管理系統來管理全校物資。我們選擇Inventory Master的原因：Inventory Master的介面是參照Library Master圖書館管理系統而設計。我校自2004年已採用Library Master，全校對於Library Master都非常熟悉。一個熟悉的介面設計對於剛開始的使用者來說是非常重要的。對於其他已有Library Master的學校，不妨留意這一點，而且圖書的管理亦是校產管理的上佳仿傚對象。Library Master及Inventory Master更可以於同一個伺服器運作，學校無需額外花費於購置或提升硬件。

訂定推行時間表 準備充足

在使用系統之前，先要為資料庫的資料作好準備，包括將資金分類及把在原本的試算表紀錄上的發票號碼、物資名稱、型號等將要輸入的資料分類，以便大量輸入系統。當然，系統涉及這麼多使用者及這麼多資料，我建議大家先定好一個推行時間表。由購買至正式使用物資系統，我校需要經歷幾個步驟：購買Inventory Master向諮詢會匯報整個使用流程將現有的物資紀錄輸入試算表內，並將試算表的內容匯入系統 (將所有的物資分開消耗品及非消耗品)正式採用Inventory Master，並在本學年完結時作檢討。

使用系統的小貼士：

(一) 系統供應商的支援十分重要，而且供應商必須提供用戶手冊及培訓班。
(二) 由舊的物資紀錄過渡至新系統的工作，需要最少一名教學助理幫助。
(三) 系統的「資金」及部門的分類索引，可以按校本或參照教育局的名稱。
(四) 考慮那些物件需要貼上條碼。

使用庫存管理系統的「思前想後」： 5W及1H

When何時：可以暑假作為過渡期。
Who 何人 (涉及人士)：校長、會計、全校老師、教學助理、圖書館管理員、 實驗室助理、教務處職員及資訊科技組人員。
Why為甚麼：即時資料更新及有系統地處理校產。
What哪些物品：消耗物品、非消耗品、資金及書本
Where涉及的地點：辦公室、圖書館、實驗室、課室及資訊科技組
How怎樣：手寫文本、網上表格、資料匯入/匯出。