設有既定學校自評框架，文件格式統一

負責校本自評系統管理的油地天主教小學資訊科技統籌主任林漢堅先生表示：「在三年前之所以用校本管理系統, 主要是為了方便學校預備外評.因為學校的文件之多，往往需要長達一個月的時間來預備文件。而以往在處理學校自我評估都會遇上不少問題。其實學校的自評報告會由不同的老師負責不同的範疇，再由副校長作最後的統籌。不過，由於不同的老師會以不同的格式儲存文件，導致文件儲存的格式並不統一， 例如有些老師用Word 2007，而有些老師則用Word 2003，這樣便可能令文件整合時，有一些檔案不能開啟。在使用了校本管理系統就不用擔心此問，負責的老師只需要透過系統，直接輸入將資料輸入學校自評系統內已設定的框架,既方便，而且格式統一、文件有條不紊，老師的預備時間亦大減，而且資料可以隨時列印，而且列印的格式統一。

文件按年過渡，系統有權限設定，保安度高

林主任續稱：「學校自評以電子化處理之後，資料按年度處理,很容易將文件過渡到下一年，而且副校長及其他的老師可以透過內聯網隨時查閱資料。雖然所有老師登入內聯網便可以隨時閱讀有關的資料，但我們絕不擔心保安上的問題，因為整個校本系統都設有權限保障，只有負責該部份的老師才可以修改，其他的老師只可以觀看而不能修改，故此不擔心資料的安全問題。

系統定期支援，資料有保障

另外，電腦科主席廖尚武先生補充：「學校自評系統電子化處理之後，的確方便管理，所有的教案及會議紀錄均存放在系統內。從2005年至今的紀錄均分門別類按年存放，倘若以硬件存放容易有遺失，但存放在系統內則較為安全，因為資料會有定期的備份(back-up)安全度高。

總結: 系統必須簡單易用

最後，林主任總結：「由於當年學校最早參與開發及使用該系統，當中曾遇上不少困難，例如遇到程式上的問題，資料收集方面等等都需要與myIT-School共同處理，但最後都能排除使用的問題；而我們將學校自評以電子化處理，更獲得外評隊讚賞。另外，我有些建議希望與其他學校分享，在學校推行電子化或推行任何系統時都要了解其他同事是否願意使用，選擇的系統不要太繁複，要簡單實用, 合乎教育局的要求，亦要舉辦一些工作坊讓同事學習使用。這樣，系統便較易發展及推行。」

鳴謝：油麻地天主教小學　資訊科技統籌主任　林漢堅先生
　　　　　　　　　　　　　　　電腦科主席　廖尚武先生